La compra de ordenadores para un negocio de características más o menos grandes es una gran inversión. Y, como es normal, los dueños de la empresa no tienen porqué saber qué es lo que necesitan exactamente para su empresa ya que no son informáticos, sino empresarios. Por eso, hay que confiar en profesionales para que aconsejen y hagan un estudio de las necesidades de la empresa.
Lo habitual en estos casos, en los que la inversión es tan grande, es que se pidan diferentes presupuestos a empresas, acompañadas del pertinente estudio. En el caso de las empresas de mayor calado, este tipo de contratos suelen salir a concurso y no hay necesidad de que sea el empresario el que busque a las empresas, pero cuando hablamos de PYMES las cosas no funcionan así.
Por tanto, el primer paso es buscar al menos tres empresas fuertes que puedan ofrecer este presupuesto con estudio. El presupuesto puede incluir ordenadores industriales a medida para los trabajos más específicos, otros ordenadores industriales no tan personalizados para otros trabajos más estandarizados y también ordenadores corrientes de oficina para los trabajos de despacho.
Una vez que se cuenta con los presupuestos, se debe de escuchar a los expertos que puedan trabajar en la empresa, de ser el caso, para que los evalúen. Una vez que se sabe cuál es el presupuesto más interesante para la empresa, se procede a la negociación para tratar de afinar los precios y conseguir algunos ahorros de última hora. Sobre todo, porque a la empresa suministradora también le interesará conseguir el negocio.
En algunos casos es posible negociar con las dos mejores ofertas para cerrar con la que finalmente, nos ofrezca mejoras más interesantes de última hora.
Una forma de conseguir precios más interesantes puede pasar por contratar también un servicio de mantenimiento de los aparatos o por, en lugar de comprar los aparatos, alquilarlos. Este tipo de contratos de alquiler son cada vez más frecuentes y permiten cambiar de equipos cada vez que sea necesario o con una frecuencia previamente concertada.
Si bien el precio es superior, como se paga un dinero cada mes el desembolso es menor para la empresa y se ahorran los gastos de reparación y mantenimiento de equipos que ya van incluidos en el sistema de alquiler. Son, en definitiva, alquileres similares a los de los coches y vehículos de empresa, pero enfocados a la tecnología.